Salah satu tahapan layanan Simpatika adalah Cetak S25 atau Keaktifan Kolektif yang dilakukan oleh Kepala Madrasah. Namun sebelum sampai ke tahapan ini, ada beberapa hal yang harus dilakukan sebelum dilakukan cetak S25. Baik hal-hal yang harus dikerjakan oleh PTK ataupun oleh Kepala Madrasah dan Operator Madrasah.
Mutasi Madrasah Induk (Satminkal) diajukan oleh masing-masing PTK, melalui menu Mutasi dan diajukan untuk mendapat persetujuan dari Kemenag Kab/Kota.
Alih fungsi adalah perubahan tugas dari seorang Tenaga kependidikan menjadi Pendidik atau sebaliknya. Atau juga perubahan golongan dari Non PNS menjadi PNS. Untuk ber-alih fungsi PTK melakukannya melalui Login PTK masing-masing pada menu Alih Fungsi.
Untuk pemenuhan beban kerja 24 JTM, PTK dapat mengajar di dua atau lebih sekolah. Dimana satu sekolah sebagai madrasah induk (satminkal) sedangkan lainnya sebagai non induk. Pengajuannya dilakukan oleh PTK melalui menu "Sekolah Non Induk" dan persetujuan oleh Operator Madrasah atau Kepala Madrasah sekolah Non Induk yang dituju melalui menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Registrasi PTK >> Entri Formulir S20.
Untuk menonaktifkan dan melaporkan cuti tugas belajar, dilakukan Kepala Madrasah atau Operator Madrasah melalui menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> PTK Non Aktif >> Laporkan PTK Non Aktif. Setelahnya Kepala Madrasah mengajukan persetujuan Non Aktif ke Admin Kab/Kota.
Baca: Cara Set Cuti PTK di Simpatika
Mengangkat dan memberikan tugas tambahan dan tugas tambahan lain kepada guru. Keduanya berimplikasi pada penghitungan jam ekuivalen guru yang dapat digunakan untuk pemenuhan beban kerja 24 JTM. Tugas tambahan di sini meliputi Wakil Kepala Madrasah, Koordinator Bidang Pendidikan MI, Ketua Program Keahlian MAK, Kepala Perpustakaan, Kepala laboratorium, Kepala Bengkel atau Kepala Unit Produksi MAK, Pembina Asrama, dan Guru Pembimbing Khusus (Madrasah Inklusi).
Sedang tugas tambahan lain meliputi wali kelas, pembina OSIS, pembina ekstrakurikuler, Koordinator Pengembangan Keprofesian Berkelanjutan (PKB) / Penilaian Kinerja Guru (PKG), Koordinator Bursa Kerja (BKK). Guru Piket, Ketua Lembaga Sertifikasi Profesi Pihak Pertama (LPS-P1), Pengurus Organisasi/Asosiasi Profesi Guru, dan Pembina ko-kurikuler.
Pengangkatan dan pengaturan dilakukan oleh Kepala Madrasah atau Operator Madrasah melalui Simpatika Login Admin Madrasah. Setting wali kelas melalui menu Sekolah >> Kelas >> daftar Kelas >> Edit Kelas >> Pilih Wali. Sedang tugas tambahan lainnya melalui menu Pendidik dan Tenaga Kependidikan >> Direktori PTK >> Daftar Pejabat Sekolah dan menu Sekolah >> Jadwal >> Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dan Pembimbingan Bagi Guru.
Pengisian jadwal kelas mingguan (jadwal mengajar) menjadi tugas Kepala Madrasah. Pengisian dilakukan untuk setiap rombel setiap awal semester. Meski demikian, setiap PTK dapat ikut memantau hasil isian dengan melihat di menu Analisa Tunjangan dan menu Cetak Portofolio (akun PTK) atau melalui menu keaktifan (akun Kamad).
Pengisian Jadwal Kelas Mingguna dilakukan melalui menu Sekolah >> Jadwal >> Lihat Jadwal Mingguan.
JTM bagi guru BK/TIK dihitung otomatis oleh sistem berdasarkan rombel yang diampu. Karena itu Kepala Madrasah atau Operator Madrasah harus melakukan edit JTM guru BK/TIK melalui menu Sekolah > Jadwal > Edit JTM Guru BK/TIK.
JTM masing-masing guru dapat dicek di menu Analisa Tunjangan di akun masing-masing. Dalam menu ini akan dihitung jumlah jam mengajar dan ekuivalensi yang diterima tiap guru. Apakah linier atau tidak, apakah memenuhi beban kerja 24 jam sehingga layak mendapat tunjangan atau tidak.
Jika ada yang tidak sesuai, PTK dapat menghubungi Kepala Madrasah atau Operator Madrasah agar dilakukan pembetulan.
Kepala Madrasah pun dapat melakukan pengecekan melalui menu Keaktifan >> Rekap Data Madrasah >> Data Guru
Khusus khusus di semester kedua Tahun pelajaran 2019/2020, pastikan setiap guru yang telah bersertifikat pendidik telah melaksanakan Ajuan Verval Ijazah S1/D4. Karena ini nanti akan menjadi salah satu penentu analisa kelayakan tunjangan sebagaimana diamanatkan dalam KMA Nomor 890 Tahun 2019.
Karena layanan simpatika bersifat mandiri, masing-masing PTK memiliki akun yang dapat dikelola sendiri, maka menjadi tanggung jawab bersama untuk memantau pemutakhiran yang dilakukan setiap semester. Baik Kepala Madrasah, Operator, maupun PTK dapat mengecek dengan memperhatikan 12 hal yang harus dilakukan sebelum Kamad menyetak S25a.
Hal ini musti diperhatikan karena setelah Kepala Madrasah mencetak S25a (Keaktifan Kolektif), maka perubahan (updating) pada beberapa fitur (layanan) akan ditutup. Untuk dapat melakukan pemutakhiran kembali, perlu mengajukan pembatalan persetujuan S25 ke admin Kab/Kota, kemudian melakukan pembatalan ajuan S25a. Tentunya membutuhkan proses yang lumayan panjang.
Tahapan-tahapan yang sudah harus tuntas, terselesaikan dan benar, tersebut akan diuraikan dalam 12 Hal yang Harus Dilakukan Sebelum Kamad Cetak S25, sebagaimana di bawah ini.
1. Keaktifan Diri dan Cetak Kartu PTK
Setiap PTK, kecuali Kepala Madrasah, harus melakukan tahapan keaktifan diri dan cetak kartu PTK setiap awal semester.Keaktifan diri dan cetak kartu ini sangat penting. Karena jika tidak dilakukan maka PTK yang bersangkutan akan dianggap nonaktif oleh sismtem simpatika.
Untuk melakukan keaktifan diri dan mencetak kartu GTK, cukup mudah. PTK cukup login ke akun masing-masing kemudian klik menu "Keaktifan". Pada bagian kanan, klik "Cetak Kartu".
Kepala Madrasah pun dapat melakukan pengecekan melalui menu Keaktifan >> Rekap Data Madrasah >> Data Guru dan Data Staf.
Kepala Madrasah pun dapat melakukan pengecekan melalui menu Keaktifan >> Rekap Data Madrasah >> Data Guru dan Data Staf.
2. Registrasi PTK Baru
Madrasah yang melakukan pengangkatan PTK baru dan belum terdaftar di Simpatika (belum memiliki NUPTK, NPK, atau PegID) dapat mendaftarkannya sebagai PTK baru di layanan Simpatika. Tentunya pendaftaran dilakukan sebelum Kepala Madrasah mencetak S25a (Keaktifan Kolektif).
Proses melakukan registrasi PTK baru melalui beberapa tahapan yang melibatkan PTK yang bersangkutan, Kepala Madrasah, dan Kemenag Kab/Kota. Pertama, PTK mengisi Formulir A05 dan menyerahkannya ke Kepala Madrasah. Oleh kamad, form A05 digunakan untuk mengentri ke Simpatika (menu Registrasi PTK Level 1 di login Admin Madrasah) hingga tercetak S02.
S02 diberikan ke PTK untuk melakukan aktivasi akun Simpatika. Setelah berhasil login, PTK melanjutkan pengisian data hingga tercetak S03. S03 ini diserahkan ke Kepala Madrasah yang kemudian mengentrinya ke dalam sistem (Admin Madrasah) hingga tercetak S05 dan S07. S07 diajukan ke admin Kab/Kota untuk mendapatkan persetujuan.
3. Pengelolaan Siswa
Pengelolaan siswa di semester pertama dan kedua akan sangat berbeda. Pada semester pertama, pengelolaan siswa di Simpatika meliputi 4 tahapan yakni mengunduh siswa semester sebelumnya, mengedit tingkat siswa (siswa naik kelas dan siswa lulus) dan menambahkan siswa baru, upload siswa, dan memasukkan siswa ke dalam rombel. Baca : 4 Tahap Pengelolaan Siswa di Simpatika.
Namun pada semester kedua (genap) agak berbeda. Karena siswa pada semester sebelumnya, semester gasal, sudah berada di rombelnya masing-masing, pengelolaan cukup menambah atau mengurangi jika terjadi mutasi siswa.
4. Mutasi Madrasah Induk
Mutasi Madrasah Induk (Satminkal) diajukan oleh masing-masing PTK, melalui menu Mutasi dan diajukan untuk mendapat persetujuan dari Kemenag Kab/Kota.
5. Alih Fungsi PTK
Alih fungsi adalah perubahan tugas dari seorang Tenaga kependidikan menjadi Pendidik atau sebaliknya. Atau juga perubahan golongan dari Non PNS menjadi PNS. Untuk ber-alih fungsi PTK melakukannya melalui Login PTK masing-masing pada menu Alih Fungsi.
6. Madrasah Non Induk
Untuk pemenuhan beban kerja 24 JTM, PTK dapat mengajar di dua atau lebih sekolah. Dimana satu sekolah sebagai madrasah induk (satminkal) sedangkan lainnya sebagai non induk. Pengajuannya dilakukan oleh PTK melalui menu "Sekolah Non Induk" dan persetujuan oleh Operator Madrasah atau Kepala Madrasah sekolah Non Induk yang dituju melalui menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Registrasi PTK >> Entri Formulir S20.
7. Non Aktif PTK dan Ijin Belajar
Untuk menonaktifkan dan melaporkan cuti tugas belajar, dilakukan Kepala Madrasah atau Operator Madrasah melalui menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> PTK Non Aktif >> Laporkan PTK Non Aktif. Setelahnya Kepala Madrasah mengajukan persetujuan Non Aktif ke Admin Kab/Kota.
Baca: Cara Set Cuti PTK di Simpatika
8. Mengatur Tugas Tambahan dan Tugas Tambahan Lain
Mengangkat dan memberikan tugas tambahan dan tugas tambahan lain kepada guru. Keduanya berimplikasi pada penghitungan jam ekuivalen guru yang dapat digunakan untuk pemenuhan beban kerja 24 JTM. Tugas tambahan di sini meliputi Wakil Kepala Madrasah, Koordinator Bidang Pendidikan MI, Ketua Program Keahlian MAK, Kepala Perpustakaan, Kepala laboratorium, Kepala Bengkel atau Kepala Unit Produksi MAK, Pembina Asrama, dan Guru Pembimbing Khusus (Madrasah Inklusi).
Sedang tugas tambahan lain meliputi wali kelas, pembina OSIS, pembina ekstrakurikuler, Koordinator Pengembangan Keprofesian Berkelanjutan (PKB) / Penilaian Kinerja Guru (PKG), Koordinator Bursa Kerja (BKK). Guru Piket, Ketua Lembaga Sertifikasi Profesi Pihak Pertama (LPS-P1), Pengurus Organisasi/Asosiasi Profesi Guru, dan Pembina ko-kurikuler.
Pengangkatan dan pengaturan dilakukan oleh Kepala Madrasah atau Operator Madrasah melalui Simpatika Login Admin Madrasah. Setting wali kelas melalui menu Sekolah >> Kelas >> daftar Kelas >> Edit Kelas >> Pilih Wali. Sedang tugas tambahan lainnya melalui menu Pendidik dan Tenaga Kependidikan >> Direktori PTK >> Daftar Pejabat Sekolah dan menu Sekolah >> Jadwal >> Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dan Pembimbingan Bagi Guru.
9. Isi Jadwal Kelas Mingguan
Pengisian jadwal kelas mingguan (jadwal mengajar) menjadi tugas Kepala Madrasah. Pengisian dilakukan untuk setiap rombel setiap awal semester. Meski demikian, setiap PTK dapat ikut memantau hasil isian dengan melihat di menu Analisa Tunjangan dan menu Cetak Portofolio (akun PTK) atau melalui menu keaktifan (akun Kamad).
Pengisian Jadwal Kelas Mingguna dilakukan melalui menu Sekolah >> Jadwal >> Lihat Jadwal Mingguan.
10. Edit JTM Guru BK/TIK
JTM bagi guru BK/TIK dihitung otomatis oleh sistem berdasarkan rombel yang diampu. Karena itu Kepala Madrasah atau Operator Madrasah harus melakukan edit JTM guru BK/TIK melalui menu Sekolah > Jadwal > Edit JTM Guru BK/TIK.
11. Cek Analisa Tunjangan
JTM masing-masing guru dapat dicek di menu Analisa Tunjangan di akun masing-masing. Dalam menu ini akan dihitung jumlah jam mengajar dan ekuivalensi yang diterima tiap guru. Apakah linier atau tidak, apakah memenuhi beban kerja 24 jam sehingga layak mendapat tunjangan atau tidak.
Jika ada yang tidak sesuai, PTK dapat menghubungi Kepala Madrasah atau Operator Madrasah agar dilakukan pembetulan.
Kepala Madrasah pun dapat melakukan pengecekan melalui menu Keaktifan >> Rekap Data Madrasah >> Data Guru
12. Verval Ijazah S1/D4
Khusus khusus di semester kedua Tahun pelajaran 2019/2020, pastikan setiap guru yang telah bersertifikat pendidik telah melaksanakan Ajuan Verval Ijazah S1/D4. Karena ini nanti akan menjadi salah satu penentu analisa kelayakan tunjangan sebagaimana diamanatkan dalam KMA Nomor 890 Tahun 2019.
Karena layanan simpatika bersifat mandiri, masing-masing PTK memiliki akun yang dapat dikelola sendiri, maka menjadi tanggung jawab bersama untuk memantau pemutakhiran yang dilakukan setiap semester. Baik Kepala Madrasah, Operator, maupun PTK dapat mengecek dengan memperhatikan 12 hal yang harus dilakukan sebelum Kamad menyetak S25a.
